Hồ sơ và thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự chi tiết

Trong những năm gần đây, nhu cầu đi xuất khẩu lao động, du học hay tuyển dụng lao động nước ngoài tăng cao nên hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự đã không còn quá xa lạ. Thế nhưng, có nhiều bạn mới lần đầu nên có lẽ vẫn chưa rõ về các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Các bạn tiếp tục theo dõi bài viết để chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự cho đầy đủ và chính xác nhé.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam sẽ chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ hay văn bản, tài liệu do nước ngoài cung cấp, mục đích để giúp tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự là gì?

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để những giấy tờ/tài liệu đó được công nhận tại nước ngoài.

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Những loại giấy tờ không được phép hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Căn cứ theo điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và điều 4 trong Thông tư 01/2012/TT-BNG, có các giấy tờ sau không được chấp nhận hợp pháp hóa lãnh sự:

• Tất cả các giấy tờ/tài liệu đã bị sửa chữa hoặc tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật.
• Tất cả các giấy tờ/tài liệu có nội dung chi tiết trong đó bị mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với các tài liệu/giấy tờ khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
• Tất cả các giấy tờ/tài liệu giả mạo hoặc các giấy tờ/tài liệu được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền quy định pháp luật.
• Tất cả các giấy tờ/tài liệu có chữ ký, con dấu không phải bản gốc hoặc không được đóng trực tiếp mà là loại sao chụp (dù là bất kỳ hình thức nào cũng không được chấp nhận).
• Tất cả các giấy tờ/tài liệu có nội dung xâm phạm đến quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam cũng như nó không phù hợp với các chủ trương, chính sách của nhà nước hoặc gây bất lợi cho nhà nước.

Những loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Căn cứ theo điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và điều 4 trong Thông tư 01/2012/TT-BNG, những giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

• Tất cả các giấy tờ/tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có qua có lại.
• Tất cả các giấy tờ/tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.
• Tất cả các giấy tờ/tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Tất cả các giấy tờ/tài liệu mà cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Theo quy định tại Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự các bạn cần chuẩn bị bao gồm:

01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự giấy tờ/tài liệu cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

• 01 bản tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK (bạn có thể download trên internet).
• Giấy tờ tùy thân như căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu. Lưu ý, nếu bạn nộp trực tiếp tại điểm nộp hồ sơ thì sẽ nộp bản chính. Còn nếu bạn gửi hồ sơ qua bưu điện thì nộp giấy tờ tùy thân bản sao có công chứng của chính quyền địa phương.
• Tất cả những giấy tờ/tài liệu mà bạn muốn đề nghị chứng nhận lãnh sự.
• 01 bản chụp các loại giấy tờ/tài liệu bạn muốn chứng nhận lãnh sự.
• 01 bản gốc và 01 bản sao các giấy tờ có liên quan nếu như bạn cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ mà mình đề nghị chứng nhận lãnh sự.
• Nếu bạn gửi hồ sơ qua bưu điện thì cần 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

01 bộ hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ/tài liệu cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

• 01 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online theo mẫu LS/HPH-2012/TK (bạn có thể download trên internet).
• Giấy tờ tùy thân như căn cước công dân, hộ chiếu hoặc bất kỳ giấy tờ nào có giá trị thay thế hộ chiếu. Nếu nộp trực tiếp, bạn sẽ nộp bản chính. Nếu gửi qua bưu điện, bạn sẽ nộp bản sao có công chứng địa phương.
• Tất cả các loại giấy tờ bạn đề nghi hợp pháp hóa lãnh sự. Những giấy tờ/tài liệu này phải được Bộ Ngoại giao hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài, nơi có cơ quan đại diện Việt Nam chứng nhận.
• 01 bản dịch tất cả các giấy tờ/tài liệu mà bạn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc bất kỳ tiếng nước ngoài nào mà cán bộ tiếp nhận hồ nơi bạn nộp hiểu được.
• 01 bản chụp các giấy tờ hoặc tài liệu đã được chứng nhận và 01 bản chụp các giấy tờ đã dịch.
• 01 bản gốc và 01 bản sao các giấy tờ có liên quan đến tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ.
• Chú ý, những tài liệu/giấy tờ nào có 2 tờ trở lên thì phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự gồm 4 bước như sau:

• Bước 1: Bạn chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
• Bước 2: Nộp hồ sơ tại địa điểm đã quy định, bạn có thể đến nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện.
• Bước 3: Chờ đợi Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh xem xét và phê duyệt.
• Bước 4: Bạn đến nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ. Hoặc bạn cũng có thể nhận qua bưu điện nếu bạn đăng ký.

Địa chỉ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Nếu bạn đang ở Việt Nam, bạn sẽ nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại trụ sở cơ quan Ngoại vụ địa phương nơi được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

Cụ thể, nếu bạn đang ở Hà Nội, bạn sẽ nộp tại Cục Lãnh sự, số 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội.

Nếu bạn ở Thành phố Hồ Chí Minh, nộp hồ sơ tại 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.

Đối với trường hợp tại nước ngoài, các bạn sẽ nộp hồ sơ tại trụ sở cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc các cơ quan khác đã được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, nơi có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài. Thông thường sẽ là Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Theo quy định tại Thông tư 157/2016/TT-BTC, chi phí để hợp pháp hóa lãnh sự là 30,000 vnd/bản/lần. Lệ phí chứng nhận lãnh sự là 30,000vnd/bản/lần. Chi phí để cấp bản sao giấy tờ/tài liệu là 5,000vnd/bản/lần. Ngoài ra, nếu bạn gửi qua bưu điện, bạn sẽ phải chịu thêm phí gửi/nhận hồ sơ qua bưu điện. Giá gửi/nhận nộp theo quy định của dịch vụ bưu chính.

Chú ý khi thanh toán lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, bạn cần nộp bằng tiền VNĐ. Hơn nữa, lệ phí phải hoàn thành cùng lúc với hồ sơ và biên lai thu phí sẽ được trả khi nhận kết quả.

Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Căn cứ vào khoản 5 và khoản 6 điều 11, khoản 4 điều 14, khoản 4 điều 15 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian để giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Hoặc 05 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự có số lượng từ 10 giấy tờ/tài liệu trở lên. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp mất nhiều thời gian hơn nếu hồ sơ đó cần được kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký hay chức danh trên giấy tờ.

Nhìn chung, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự thường không quá 1 tuần (07 ngày làm việc).

Một số lưu ý khi làm hồ sơ, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Chắn hẳn sẽ có nhiều bạn thắc mắc liệu hợp pháp hóa lãnh sự có thể làm hộ được không. Câu trả lời là CÓ.

Căn cứ theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được Chính phủ ban hành có quy định rằng các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ và tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

Có thể bạn quan tâm:

• Hộ chiếu có cần hợp pháp hóa lãnh sự không? Những trường hợp hộ chiều không cần hợp pháp hóa lãnh sự
• Hợp pháp hoá lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự chi tiết và đầy đủ
• Danh sách các nước và các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hoá lãnh sự

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tại Visa New Line

Như vậy, bài viết đã tổng hợp các thông tin về chuẩn bị hồ sơ và thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu. Thực tế, để hoàn thiện hồ sơ và thủ tục này cũng mất khá nhiều thời gian, công sức, đặc biệt với những bạn chưa từng làm bao giờ sẽ thấy bỡ ngỡ. Tuy nhiên, hiện nay đã có dịch vụ hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự. Visa New Line tự hào là một trong những đơn vị uy tín nhất Việt Nam về cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự. Khi đến Visa New Line, các bạn sẽ:

• Không cần lo lắng về việc chuẩn bị hồ sơ, thủ tục phức tạp vì đã có chúng tôi hỗ trợ, phục vụ từ A-Z.
• Thời gian cực kỳ nhanh chóng với mức chi phí rẻ.
• Tỷ lệ thành công cao. Visa New Line đã có kinh nghiệm nhiều năm trong việc hợp tác hóa lãnh sự cho rất nhiều khách hàng nên vô cùng uy tín, chuyên nghiệp.

Hãy liên hệ ngay qua số Hotline 0934005759 để được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm của Visa New Line tư vấn miễn phí và hỗ trợ các bạn làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.