Chứng nhận lãnh sự là gì? Hồ sơ và thủ tục chứng nhận lãnh sự

Chứng nhận lãnh sự là cụm từ đã trở nên quen thuộc hiện nay vì nhu cầu người dân xin chứng nhận lãnh sự  giấy tờ, tài liệu phục vụ cho công việc ngày một nhiều. Thế nhưng, thủ tục làm chứng nhận lãnh sự không phải là quá đơn giản, tốn khá nhiều thời gian, nhất là với những người mới làm lần đầu tiên. Vậy chứng nhận lãnh sự là gì? Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự có những giấy tờ nào và thủ tục tiến hành như thế nào? Hãy theo dõi bài viết sau đây để biết thêm thông tin nhé.

Chứng nhận lãnh sự là gì?

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự thì chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để những giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại nước ngoài.

Phân biệt chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự đều là việc nằm trong thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Công việc đều là chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu. Nhìn chung, chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự cũng chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ và tài liệu mà không bao hàm cả việc chứng nhận nội dung hay hình thức của giấy tờ/tài liệu đó.

Điểm khác biệt giữa chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự là:

• Chứng nhận lãnh sự là chứng nhận những giấy tờ và tài liệu của Việt Nam để những giấy tờ và tài liệu đó được công nhận, sử dụng ở nước ngoài.
• Hợp pháp hóa lãnh sự là việc chứng nhận các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để những giấy tờ và tài liệu đó được công nhận, sử dụng tại Việt Nam.

Quy định chung về chứng nhận lãnh sự tài liệu

Trước hết, các bạn cần nắm rõ lý do phải chứng nhận lãnh sự tài liệu. Theo quy định của pháp luật, mọi giấy tờ và tài liệu của nước ngoài (có những trường hợp ngoại lệ theo Nghị định của Chính phủ) khi muốn lưu hành và sử dụng tại Việt Nam đều phải chứng nhận lãnh sự. Nếu như những giấy tờ nước ngoài không được chứng nhận lãnh sự thì chúng sẽ giống những văn bản bình thường, không có giá trị về mặt pháp lý và cũng sẽ không được sử dụng hay công nhận cho các giao dịch tại Việt Nam liên quan đến pháp luật.

Chính vì thế, quy định chung về chứng nhận lãnh sự tài liệu được quy định trong Thông tư số 01/1999/TT-NG, công bố bởi Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và được thực thi từ ngày 19/6/1999. Trong thông tư quy định như sau:

• Đây chỉ là những thủ tục chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài, không bao hàm việc chứng nhận lãnh sự về mặt nội dung và hình thức của tài liệu (ngoại trừ trường hợp được cơ quan thẩm quyền Nhà nước yêu cầu).
• Tất cả những giấy tờ và tài liệu phải được chứng nhận lãnh sự tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Bạn có thể trực tiếp đến nộp hồ sơ đề nghị xác nhận lãnh sự hoặc nhờ người khác. Chú ý, người được ủy thác phải là người đến tuổi trưởng thành, bình thường, có đủ năng lực hành vi xử lý mọi việc theo quy định của Nhà nước Việt Nam.
• Ngôn ngữ được sử dụng để chứng nhận lãnh sự là ngôn ngữ chính của người nước ngoài, đất nước mà giấy tờ và tài liệu Việt Nam của bạn được đem ra dùng. Hoặc bạn có thể sủ dụng tiếng Anh hoặc bất kỳ thứ tiếng nào nằm trong các ngôn ngữ chính thức của Liên Hợp Quốc.

Thủ tục chứng nhận lãnh sự hồ sơ, tài liệu

Để xin chứng nhận lãnh sự hồ sơ, tài liệu, các bạn cần thực hiện đủ 4 bước thủ tục:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự (theo yêu cầu, quy định của Bộ Ngoại giao).
• Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao hoặc các cơ quan có thẩm quyền được ủy quyền tiếp nhận hồ sơ.
• Bước 3: Chờ Bộ Ngoại giao xét duyệt hồ sơ. (khi đã tiếp nhận đủ hồ sơ và đối chiếu xong, nhân viên sẽ đưa cho các bạn giấy hẹn trả hồ sơ).
• Bước 4: Nhận kết quả (trực tiếp tại nơi nộp hoặc gửi kết quả qua bưu điện).

Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự

Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự bao gồm các loại văn bản, giấy tờ và tài liệu như:

• 01 tờ khai xin chứng nhận lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK.
• Giấy tờ tùy thân (căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) bản gốc nếu bạn nộp trực tiếp; bản sao có công chứng kèm theo bản chụp nếu gửi hồ sơ qua bưu điện.
• Tất cả những giấy tờ, tài liệu mà bạn muốn đề nghị được chứng nhận lãnh sự (nộp kèm theo cả bản chụp).
• Nếu gửi hồ sơ qua bưu điện và muốn nhận kết quả qua bưu điện thì cần nộp thêm 01 phong bì có ghi đầy đủ thông tin, địa chỉ người nhận.

Chú ý, nếu những giấy tờ của bạn được viết bằng những ngôn ngữ không phải tiếng Anh, tiếng Pháp thì bắt buộc bạn phải dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Đồng thời, bản dịch thuật đó phải được công chứng và gửi kèm cùng hồ sơ.

Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự

Một số loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự gồm:

• Tất cả các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo công ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài có liên quan là đều thành viên hoặc theo nguyên tắc có qua có lại.
• Tất cả các giấy tờ, tài liệu đã được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam hoặc nước ngoài.
• Tất cả các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Tất cả các giấy tờ, tài liệu nằm trong danh sách không yêu cầu chứng nhận lãnh sự mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài yêu cầu.

Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự

Cũng có một số loại tài liệu, giấy tờ không được chứng nhận lãnh sự như:

• Những giấy tờ, tài liệu đã bị sửa chữa hoặc tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật.
• Những giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.
• Những giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc giấy tờ, tài liệu được cấp hay chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Những giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là bản gốc.
• Những giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Địa điểm, thời gian và lệ phí chứng nhận lãnh sự

Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự được nộp tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) tại số 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội, hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh tại 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, hoặc các bạn có thể nộp hồ sơ tại các cơ quan ủy quyền của Bộ Ngoại giao tại các tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương.

• Nếu các bạn không ở Việt Nam thì nộp hồ sơ tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.
• Thời gian chứng nhận lãnh sự được tính từ thời điểm tiếp nhận đủ hồ sơ là mất 01 ngày làm việc. Đối với trường hợp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự của bạn có từ 10 giấy tờ/tài liệu trở lên thì thời gian sẽ dài hơn, cần khoảng 05 ngày làm việc.
• Lệ phí xin chứng nhận lãnh sự đã được công khai và niêm yết tại trụ sở Bộ Ngoại giao là 30,000 vnd/bản/lần. Ngoài ra, phí cấp từ bản sao sang bản chính là 5,000vnd/bản/lần.

Những lưu ý cần biết khi nộp hồ sơ chứng nhận lãnh sự

Khi nộp hồ sơ chứng nhận lãnh sự, các bạn cần lưu ý một vài điều sau đây:

• Nếu bạn không trực tiếp đi nộp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự mà phải nhờ người khác thì bắt buộc phải có giấy ủy quyền của người đề nghị. Giấy ủy quyền đó phải được công chứng/chứng thực tại UBND xã/phường nơi bạn sinh sống.
• Đối với trường hợp người thân trong gia đình làm hộ hồ sơ xin chúng nhận lãnh sự thì không cần giấy ủy quyền nhưng bạn phải xuất trình được các giấy tờ có liên quan nhằm mục đích chứng minh mối quan hệ nhân thân với người đề nghị.
• Phụ thuộc vào từng thời điểm chứng nhận lãnh sự mà yêu cầu về giấy tờ trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự sẽ có sự thay đổi.
• Khi hồ sơ của bạn đã đầy đủ và được Bộ Ngoại giao hoặc Cục lãnh sự tiếp nhận, nhân viên sẽ nhanh chóng kiểm tra giấy tờ cho bạn và khi đã hợp lệ, họ sẽ nhanh chóng tiến hành chứng nhận lãnh sự và gửi lại cho bạn trong vòng 24 tiếng.

Có thể bạn quan tâm:

• Hộ chiếu có cần hợp pháp hóa lãnh sự không? Những trường hợp hộ chiều không cần hợp pháp hóa lãnh sự
• Hợp pháp hoá lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự chi tiết và đầy đủ
• Danh sách các nước và các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hoá lãnh sự

Dịch vụ chứng nhận lãnh sự uy tín, giá rẻ tại Thành phố Hồ Chí Minh

Hiện nay có nhiều người tìm đến dịch vụ chứng nhận lãnh sự để tiết kiệm thời gian, công sức và hơn hết có nhiều người không rành về việc chuẩn bị những tài liệu này. Việc bạn lựa chọn dịch vụ chứng nhận lãnh sự nào chắc chắn sẽ có những ảnh hưởng đến thời gian chờ đợi. Do vậy, khi thuê dịch vụ ngoài, bạn hãy tìm hiểu và lựa chọn những công ty uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp. Visa New Line là sự gợi ý cho bạn.

Visa New Line sẽ là sự lựa chọn hoàn toàn đúng đắn và chính xác cho các bạn nếu các bạn muốn tìm địa chỉ uy tín, giá rẻ hỗ trợ các bạn làm thủ tục chứng nhận lãnh sự. Lý do:

• Đội ngũ nhân viên của Visa New Line luôn trong tư thế sẵn sàng phục vụ mọi nhu cầu của quý khách hàng.
• Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực làm chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự nên mọi giấy tờ, chuẩn bị hồ sơ, và thủ tục tiến hành các bạn không cần phải lo. Visa New Line sẽ lo từ A-Z cho các bạn chu toàn nhất có thể.
• Thời gian xử lý hồ sơ của vô cùng nhanh chóng và trả lại kết quả cho các bạn trong thời gian sớm nhất.

Nếu có gì thắc mắc về hồ sơ, thủ tục xin chứng nhận lãnh sự, các bạn hãy gọi ngay tới số Hotline 0934005759 để được nhân viên tư vấn, giải đáp và hỗ trợ.